English Version

Zurück zur Übersicht

LeaveFlow: Mitarbeiter-Leitfaden

Dieser Leitfaden erklärt den Selbstservice-Bereich. Du erreichst ihn über Anträge (/my/leave-requests), das Dashboard und dein Profil (/profile).

Hast du kein Mitarbeiterprofil, zeigt das Dashboard „Für deinen Account ist kein Mitarbeiterprofil hinterlegt. Wende dich an deinen Administrator.“ Der Administrator verknüpft dein Benutzerkonto mit einem Mitarbeiterdatensatz.

Anmelden und Passwort

Du meldest dich mit E-Mail-Adresse und Passwort an, je nach Einrichtung auch mit „Mit Google anmelden“ oder „Mit Microsoft anmelden“. „Angemeldet bleiben“ hält die Sitzung 7 Tage. Nach 5 Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten sperrt LeaveFlow weitere Versuche vorübergehend.

Über „Passwort vergessen?“ forderst du einen Zurücksetz-Link an, der eine Stunde gültig ist. Das neue Passwort braucht mindestens 10 Zeichen und darf nicht in bekannten Datenlecks vorkommen.

Dashboard

„Geplant“ sind die Stunden offener Anträge, die reserviert, aber noch nicht abgebucht sind. „Effektiv verfügbar“ berücksichtigt sie bereits.

Urlaubsantrag stellen

1. Unter Anträge auf Neuen Antrag stellen klicken.
2. Unter „Abwesenheit“ die Urlaubsart wählen.
3. „Von“ und „Bis“ eintragen.
4. Bei „Art“ Ganze Tage, Halber Tag (Vormittag) oder Halber Tag (Nachmittag) wählen.
5. Die Vorschau zeigt Arbeitstage und Stunden und warnt vor Konflikten.
6. Auf Antrag einreichen klicken.

Die Vorschau berechnet die Stunden nach deinem Arbeitszeitmodell und lässt Wochenenden, Feiertage und freie Tage aus. Sie zeigt außerdem, wenn bereits Kollegen deines Teams im Zeitraum abwesend sind.

Regeln

• Anträge dürfen nicht rückwirkend gestellt werden, das Startdatum muss heute oder später liegen.
• Halbe Tage gehen nur bei Anträgen über einen einzelnen Tag. Für Mischfälle stellst du mehrere Anträge.
• Überschneidet der Zeitraum eine Sperrfrist, ist der Antrag nicht möglich.
• Zieht die Urlaubsart vom Urlaubskonto ab, muss das Konto das Jahr abdecken. Gibt es für das Jahr keinen Urlaubsanspruch, meldet LeaveFlow „Für wurde noch kein Urlaubsanspruch angelegt.“
• Während der Probezeit stehen nur anteilig erworbene Urlaubsstunden zur Verfügung.
• Urlaubsarten ohne Genehmigung (zum Beispiel Krankheit, wenn der Admin sie so eingerichtet hat) sind sofort „Erfasst“.

Urlaubskonto

Es gibt zwei Arten: Urlaub (regulär, gilt für das ganze Jahr) und Resturlaub (Übertrag aus dem Vorjahr mit Ablauffrist, in der Regel 31. März). Beim Abbuchen wird zuerst das Konto genommen, das früher verfällt, also der Resturlaub. Abgelaufener Resturlaub zählt nicht mehr zum Saldo. Stimmt dein Saldo nicht, wende dich an den Admin, nur er kann Urlaubskonten ändern. Sobald dein Resturlaub in den nächsten 30 Tagen verfällt, erhältst du eine Benachrichtigung.

Anträge, Status und Stornierung

Die Liste unter Anträge zeigt deine Anträge, filterbar nach Jahr.

In der Detailansicht steht der „Entscheidungs-Verlauf“ mit Zeitpunkt, Person und Begründung.

• Antrag stornieren: Offene und erfasste Anträge ziehst du selbst zurück, ohne Entscheidung durch den Manager.
• Stornierung beantragen: Bei einem genehmigten Antrag, dessen Beginn in der Zukunft liegt. Die Teamleitung entscheidet. Hat der Urlaub schon begonnen, bittest du den Admin um Hilfe.

Team-Kalender

Der Team-Kalender (/team/calendar) zeigt genehmigte und erfasste Abwesenheiten deines Teams, standardmäßig dein eigenes Team. Du kannst nach Team und Abwesenheitsart filtern. Feiertage und Sperrfristen sind hinterlegt.

Kalender abonnieren (iCal)

Unter Mein Profil im Block „Mein Kalender abonnieren“ findest du zwei Adressen:

Füge die Adresse in deiner Kalender-App als Abonnement hinzu. Der Feed reicht 3 Monate zurück und 12 Monate voraus. Wer die Adresse kennt, kann den Feed lesen. Mit Token jetzt zurücksetzen wird die alte Adresse ungültig und du musst die neue eintragen.

Profil und Sprache

Im Profil siehst du E-Mail, Rolle, Personalnummer, Standort, Wochenstunden, Arbeitstage und Eintritt. Unter „Sprache“ stellst du die Anzeigesprache ein: „Browser-Standard“, „Deutsch“ oder „English“.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

LeaveFlow unterstützt TOTP-Apps wie Google Authenticator, Authy, 1Password oder Microsoft Authenticator.

1. Im Profil auf 2FA jetzt einrichten klicken.
2. Den QR-Code scannen, ersatzweise den angezeigten Schlüssel von Hand eintragen.
3. Den 6-stelligen Code aus der App eingeben und bestätigen.
4. Die 10 Backup-Codes sichern. Sie werden nur einmal angezeigt, jeder Code gilt einmal.

Bei der Anmeldung gibst du danach den 6-stelligen Code oder einen Backup-Code ein. Neue Backup-Codes erzeugst du im Profil unter „Backup-Codes neu erzeugen“, 2FA schaltest du dort mit „2FA deaktivieren“ ab, beides mit einem aktuellen Code aus der App. Ohne App und ohne Backup-Codes setzt dein Admin 2FA zurück.

Verlangt die Firma 2FA, siehst du bis zum Stichtag einen Hinweis. Danach leitet LeaveFlow dich auf die Einrichtung um, bis sie abgeschlossen ist.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen erscheinen in der Inbox hinter dem Glocken-Symbol (/my/notifications), die sich alle 30 Sekunden aktualisiert. In der Inbox markierst du Einträge als gelesen und löschst sie. Zusätzlich bekommst du E-Mails, die du pro Ereignis unter Einstellungen (/my/notifications/preferences) abschaltest. Die In-App-Benachrichtigung bleibt immer aktiv.

Manager und Admins sehen in den Einstellungen zusätzliche Ereignisse für ihre Aufgaben.