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Dieser Leitfaden erklärt alles, was Mitarbeiter für den Selbstservice-Bereich von LeaveFlow brauchen. Mitarbeiter haben Zugriff auf den /my/...-Bereich.
Das Mitarbeiter-Dashboard gibt einen schnellen Überblick über die aktuelle Urlaubssituation:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Urlaubssaldo-Karte | Regulärer und Resturlaub: gewährt, verbraucht, geplant, verbleibend |
| Bevorstehende Abwesenheiten | Die nächsten genehmigten Urlaubsanträge |
| Manager-Banner | (Nur Manager) Anzahl ausstehender Genehmigungen mit direktem Link |
Erklärung der Saldo-Karte:
Resturlaub wird separat mit Ablaufdatum angezeigt (in der Regel 31. März).
Abwesenheitstyp auswählen (z. B. Urlaub, Sonderurlaub)
Startdatum und Enddatum wählen
Tagestyp wählen: Ganztägig, Vormittag (halbtägig) oder Nachmittag (halbtägig)
Die Live-Vorschau aktualisiert sich automatisch und zeigt:
Auf Antrag einreichen klicken
Der Antrag wechselt in den Status Ausstehend und wird an den Abteilungsleiter zur Genehmigung weitergeleitet. Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald er genehmigt oder abgelehnt wurde.
Halbtägige Anträge sind nur für eintägige Anträge möglich (Startdatum = Enddatum). Für mehrtägige Anträge ist nur Ganztägig verfügbar.
Wenn ein halber Tag mit zusätzlichen ganzen Tagen kombiniert werden soll, zwei separate Anträge stellen:
Tagestyp-Optionen:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Ganztägig | Gesamter Arbeitstag |
| Vormittag (halbtägig) | Erste Hälfte des Arbeitstags (AM) |
| Nachmittag (halbtägig) | Zweite Hälfte des Arbeitstags (PM) |
Halbtags-Stunden werden aus dem Arbeitszeitmodell berechnet — in der Regel 50% der täglichen Sollstunden.
| Anspruchstyp | Details |
|---|---|
| Regulär | Jahresurlaub, zu Jahresbeginn gewährt |
| Resturlaub | Nicht genutzter Urlaub aus dem Vorjahr, mit Ablaufdatum |
Verbrauchsreihenfolge: Resturlaub wird immer zuerst verbraucht (FIFO — erste Ablauf zuerst). Regulärer Anspruch wird nach Erschöpfung des Resturlaubs verbraucht.
Abgelaufener Resturlaub (nach dem Ablaufdatum) wird von der Saldoberechnung ausgeschlossen.
Wenn der Saldo falsch erscheint, bitte den Admin. Nur Admins können Ansprüche manuell anpassen.
Die Antragsübersicht zeigt alle Urlaubsanträge und ihren aktuellen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Eingereicht, wartet auf Managergenehmigung |
| Genehmigt | Genehmigt, Stunden vom Saldo abgezogen |
| Abgelehnt | Vom Manager abgelehnt (Grund in der Detailansicht sichtbar) |
| Erfasst | Automatisch genehmigt (für Typen ohne Genehmigung wie Krankheit) |
| Stornierung beantragt | Du hast die Stornierung eines genehmigten Urlaubs beantragt |
| Storniert | Storniert — Stunden auf Saldo zurückgebucht |
Ausstehende Anträge können jederzeit selbst storniert werden — keine Managergenehmigung erforderlich. Auf Antrag stornieren auf der Antragsdetailseite klicken.
Für genehmigte Anträge mit zukünftigen Daten auf Stornierung beantragen auf der Detailseite klicken. Dies sendet eine Stornierungsanfrage an den Manager. Genehmigte Anträge mit Startdaten in der Vergangenheit können nicht storniert werden.
Wenn der Manager die Stornierung bestätigt, wechselt der Antrag zu Storniert und die Stunden werden auf den Saldo zurückgebucht.
Jeder Urlaubsantrag hat einen vollständigen Audit-Trail:
| Ereignis | Details |
|---|---|
| Antrag eingereicht | Datum und Uhrzeit |
| Genehmigt / Abgelehnt | Datum, Akteur (Managername), Grund (bei Ablehnungen) |
| Stornierung beantragt | Datum und Uhrzeit |
| Stornierung bestätigt / abgelehnt | Datum, Akteur, Grund (bei Ablehnungen) |
Der Audit-Trail ist append-only — er kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Der Teamkalender zeigt alle genehmigten Urlaubsanträge in der eigenen Abteilung. Nützlich zum Planen von Urlaub rund um den Teamplan.
Verfügbare Filter:
Feiertage und unternehmensweite Nicht-Arbeitstage werden als Hintergrundevents angezeigt.
LeaveFlow bietet zwei iCal-Abonnement-Feeds für jede Kalender-App (Apple Kalender, Google Kalender, Outlook, Thunderbird):
| Feed | Inhalt |
|---|---|
| Persönlicher Feed | Eigene genehmigte und erfasste Abwesenheiten |
| Team-Feed | Alle genehmigten Abwesenheiten in der eigenen Abteilung (mit Namen) |
Die Feed-URL enthält einen persönlichen Token. Jeder mit der URL kann den Feed lesen. Falls die URL kompromittiert wurde, auf Token zurücksetzen auf der Profilseite klicken. Die alte URL wird sofort ungültig.
Feed-Zeitraum: Jeder Feed deckt 3 Monate in der Vergangenheit und 12 Monate in der Zukunft ab.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Anzeigesprache | Deutsch oder English — überschreibt den Browser-Standard |
| 2FA-Einrichtung | TOTP-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten oder entfernen |
| iCal-Abonnements | Persönliche und Team-Kalender-Feed-URLs + Token zurücksetzen |
LeaveFlow unterstützt:
LeaveFlow unterstützt TOTP-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung (RFC 6238). Kompatible Apps:
Jeder Backup-Code kann nur einmal verwendet werden. Falls alle verbraucht sind, auf Backup-Codes neu generieren klicken. Der aktuelle TOTP-Code ist zur Bestätigung erforderlich. Die alten Codes werden sofort ungültig.
Falls der Zugriff auf die Authenticator-App verloren geht und keine Backup-Codes mehr vorhanden sind, den Admin um einen 2FA-Reset bitten. Nach dem Reset muss beim nächsten Login neu enrollt werden.
Wenn das Unternehmen 2FA vorschreibt, erscheint ein Banner, das zur Einrichtung vor der Frist auffordert. Nach Ablauf der Frist wird jede Anfrage auf die 2FA-Einrichtungsseite weitergeleitet, bis das Enrollment abgeschlossen ist.
Benachrichtigungen für folgende Ereignisse:
| Ereignis | Kanal |
|---|---|
| Urlaubsantrag genehmigt | In-App + E-Mail |
| Urlaubsantrag abgelehnt | In-App + E-Mail (mit Grund) |
| Stornierungsanfrage bestätigt | In-App + E-Mail |
| Stornierungsanfrage abgelehnt | In-App + E-Mail (mit Grund) |
| Urlaubsantrag eingereicht (für Manager) | In-App + E-Mail |
| Anspruch läuft bald ab (30 Tage) | In-App + E-Mail |
E-Mail-Benachrichtigungen pro Ereignistyp an- oder ausschalten. In-App-Benachrichtigungen werden immer zugestellt und können nicht deaktiviert werden.
Das Glocken-Symbol in der Navigationsleiste zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen. Klicke auf eine Benachrichtigung, um direkt zum betreffenden Urlaubsantrag zu navigieren.