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Dieser Leitfaden erklärt alle Manager-Funktionen in LeaveFlow. Ein Manager ist ein Benutzer mit ROLE_MANAGER. Manager haben Zugriff auf den /manager/...-Bereich und den Mitarbeiter-Selbstservice-Bereich (/my/...).
Ein Manager kann auch eigene Urlaubsanträge stellen, die dann an den Abteilungsleiter — oder falls er selbst Abteilungsleiter ist — an einen Stellvertreter oder Admin weitergeleitet werden.
Die Genehmigungswarteschlange listet alle ausstehenden Urlaubsanträge für Abteilungen auf, in denen du als Leiter oder Stellvertreter eingetragen bist. Ein Badge in der Navigation zeigt die Anzahl der offenen Anträge.
Jeder Eintrag zeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Name und Abteilung |
| Abwesenheitstyp | z. B. Urlaub, Sonderurlaub |
| Zeitraum | Start- und Enddatum |
| Dauer | Gesamte Arbeitsstunden und -tage |
| Aufschlüsselung | Tagesweise Aufschlüsselung mit Feiertagsausschlüssen |
| Saldo | Verbleibender Anspruch des Mitarbeiters nach diesem Antrag |
| Beantragt am | Zeitstempel der Einreichung |
Du siehst nur Anträge für Abteilungen, in denen du Leiter oder Stellvertreter bist. Anträge anderer Abteilungen sind nicht sichtbar.
Wenn ein Antrag nicht bei dir eingeht, obwohl er es sollte, bitte deinen Admin, die Abteilungskonfiguration zu prüfen.
Klicke auf Genehmigen. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Urlaubsanspruch wird sofort verringert.
Klicke auf Ablehnen. Du musst einen Pflichtgrund angeben. Der Grund ist für den Mitarbeiter in seiner Antragshistorie und im Audit-Trail sichtbar.
Wenn du den Antrag selbst gestellt hast, kannst du deinen eigenen Antrag nicht genehmigen. Das System erzwingt diese Regel — der Genehmigen-Button ist für eigene Anträge deaktiviert. Sie werden an deinen Stellvertreter oder an einen Admin weitergeleitet, falls kein Stellvertreter konfiguriert ist.
Eine Genehmigung kann nicht direkt rückgängig gemacht werden. Der Mitarbeiter muss eine Stornierungsanfrage stellen, die du dann bestätigen oder ablehnen kannst (siehe unten).
Wenn ein Mitarbeiter einen bereits genehmigten Urlaubsantrag stornieren möchte, stellt er eine Stornierungsanfrage. Der Antrag wechselt in den Status cancel_requested und erscheint in der Genehmigungswarteschlange.
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Stornierung bestätigen | Urlaubsantrag wird storniert, Stunden auf Anspruch zurückgebucht |
| Stornierung ablehnen | Urlaubsantrag verbleibt im Status approved, Mitarbeiter wird benachrichtigt |
Bei Ablehnung einer Stornierung musst du einen Grund angeben. Der Grund ist für den Mitarbeiter sichtbar.
Mitarbeiter können ausstehende Anträge selbst ohne Managergenehmigung stornieren. Nur genehmigte Anträge erfordern eine Bestätigung durch den Manager.
Der Teamkalender zeigt alle genehmigten Urlaubsanträge deiner Abteilung in einer FullCalendar.js-Ansicht.
| Rolle | Standardansicht |
|---|---|
| Manager | Eigene Abteilung |
| Admin | Alle Abteilungen |
| Mitarbeiter | Eigene Abteilung |
Verwende die Filterleiste über dem Kalender:
Wenn ein Mitarbeiter einen neuen Antrag stellt, sieht er in der Live-Vorschau ein Banner, wenn Kollegen im beantragten Zeitraum bereits abwesend sind.
Sperrzeiträume werden von Admins konfiguriert. Im Teamkalender erscheinen sie als rote Hintergrundevents. Wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, der einen Sperrzeitraum überschneidet, erhält er sofort einen Fehler im Antragsformular.
Wenn du eine Änderung oder Entfernung eines Sperrzeitraums benötigst, wende dich an deinen Admin.
Wenn ein Mitarbeiter 42 aufeinanderfolgende Kalendertage krankgeschrieben ist (Schwellenwert nach §3 EntgFG), sendet LeaveFlow automatisch eine Benachrichtigung an den Abteilungsleiter.
Die Benachrichtigung enthält:
Diese Benachrichtigung ist informativ. Das System ergreift keine automatischen Maßnahmen. Es liegt in der Verantwortung des Managers oder der Personalabteilung, das gesetzlich erforderliche Verfahren einzuleiten.
Die Benachrichtigung ist idempotent — sie wird einmal pro Krankheitsepisode ausgelöst und wiederholt sich nicht, bis nach Rückkehr des Mitarbeiters eine neue Episode beginnt.
Für die Krankheitsnachverfolgung muss der Abwesenheitstyp das Flag Krankheitsnachverfolgung aktiviert haben. Das ist für den Standard-Typ „Krankheit" vorkonfiguriert.
Manager erhalten Benachrichtigungen für folgende Ereignisse:
| Ereignis | Kanal |
|---|---|
| Neuer Urlaubsantrag eingereicht (für deine Abteilung) | In-App + E-Mail |
| Mitarbeiter beantragt Stornierung eines genehmigten Urlaubs | In-App + E-Mail |
| Urlaubsantrag eskaliert (ohne Antwort nach Frist) | In-App + E-Mail |
| 6-Wochen-Krankengrenze erreicht | In-App + E-Mail |
E-Mail-Benachrichtigungen können pro Ereignistyp deaktiviert werden. In-App-Benachrichtigungen können nicht deaktiviert werden.
Alle Benachrichtigungen sind in der In-App-Inbox sichtbar, erreichbar über das Glocken-Symbol in der Navigationsleiste. Das Badge zeigt die Anzahl ungelesener Benachrichtigungen.