LeaveFlow: Admin-Leitfaden

Admin-Leitfaden für LeaveFlow: Firmen-Einstellungen, Benutzer, Mitarbeiter, CSV-Import, Teams, Standorte, Urlaubsarten, Urlaubskonten, Feiertage, Sperrfristen, Statistik, API-Token.

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LeaveFlow: Admin-Leitfaden

Admins erreichen alle Funktionen über das Menü Administration in der Kopfleiste (Gruppen Organisation, Urlaub & Abwesenheit, System). Nach der Anmeldung landen Admins auf dem Statistik-Dashboard. Anmeldeverfahren und Integrationen stehen auf der Seite Anmeldung und Integrationen, Cron-Jobs auf der Seite Betrieb.

Einrichtung in der richtigen Reihenfolge

Nach dem Einrichtungsassistenten existieren nur Unternehmen und Admin-Konto. Gehe so vor:

Firmen-Einstellungen prüfen (Firmenprofil, Aufbewahrungsfrist, Eskalations-Schwelle).
Standorte anlegen, denn jeder Mitarbeiter braucht einen.
Urlaubsarten anlegen: Es gibt keine vorgefertigten Urlaubsarten. Die sieben Arten der Demo-Daten (Urlaub, Resturlaub, Krankheit, Überstundenabbau, Sonderurlaub, Fortbildung, Berufsschule) entstehen nur durch make fixtures und löschen dabei alle Daten.
Teams anlegen (optional, nötig für die Genehmigung durch Teamleitungen).
Mitarbeiter anlegen oder per CSV importieren.
Benutzer anlegen und mit den Mitarbeitern verknüpfen.
Urlaubskonten für das laufende Jahr anlegen. Ohne Urlaubskonto für das Jahr lehnt LeaveFlow Anträge ab, die vom Urlaub abziehen.

Firmen-Einstellungen

Unter Firmen-Einstellungen (/admin/company/settings) pflegst du das Firmenprofil.

Feld	Beschreibung
Firmenname	Wird in der Oberfläche und im PDF-Export angezeigt
Adresse, USt-IdNr., Handelsregister-Nr.	Erscheinen im Briefkopf des PDF-Exports
Logo (PNG/JPG/SVG, max. 1 MB)	Wird in den Firmen-Einstellungen, auf der Anmeldeseite und im PDF-Export angezeigt, Logo entfernen löscht es
DSGVO-Aufbewahrungsdauer (Monate)	Standard 36, erlaubt 1 bis 360; siehe Datenschutz
Eskalations-Schwelle (Tage)	Standard 3, erlaubt 1 bis 90: Nach so vielen Tagen meldet ein offener Antrag an alle aktiven Admins
Standard: Verbleibender Urlaub bei Austritt	Vorgabe für den Austrittsdialog

Darunter liegen die Blöcke für Google, Microsoft Entra ID, LDAP, Slack, Teams und die 2FA-Pflicht, beschrieben unter Anmeldung und Integrationen.

Das Feld „Akzentfarbe“ wird gespeichert, hat aber keine Wirkung in der Oberfläche.

Benutzer

Benutzer sind die Login-Konten (/admin/users). Die Liste zeigt 25 Einträge pro Seite, lässt sich nach Status filtern (Alle, Nur aktive, Nur deaktivierte) und nach E-Mail oder Mitarbeitername durchsuchen.

Rolle	Zugriff
Mitarbeiter	Selbstservice: Anträge, Urlaubskonto, Profil
Manager	Zusätzlich Genehmigungen der eigenen Teams
Administrator	Vollzugriff

Benutzer anlegen

Neuen Benutzer anlegen öffnen.
E-Mail, Rolle und Sprache angeben. Einen Namen gibt es hier nicht, der Name gehört zum Mitarbeiterdatensatz.
Speichern. LeaveFlow sendet eine E-Mail mit dem Link „Passwort setzen und anmelden“, der eine Stunde gültig ist.

Weitere Aktionen in der Liste: Bearbeiten (Rolle, Sprache), Deaktivieren und Reaktivieren (inaktive Benutzer können sich nicht anmelden, die Historie bleibt), Reset senden (neuer Passwort-Link) und 2FA zurücksetzen (der Benutzer richtet 2FA neu ein).

Mitarbeiter

Unter Mitarbeiter (/admin/employees) verwaltest du die Personen, die Urlaub haben. Die Liste zeigt standardmäßig nur Aktive (Filter: Nur Aktive, Nur Inaktive, Alle).

Feld	Beschreibung
Vollständiger Name, Personalnummer	Die Personalnummer ist pro Unternehmen eindeutig
Standort	Bestimmt den Feiertagskalender
Team	Optional; ohne Team laufen Genehmigungen direkt zum Admin
Wochenstunden, Arbeitstage, Verteilung	„Gleichmäßig“ teilt die Stunden auf die Arbeitstage, „Manuell pro Tag“ erlaubt eigene Stunden je Wochentag (Summe muss den Wochenstunden entsprechen)
Eintritt	Datum des Beginns; bei unterjährigem Eintritt zeigt LeaveFlow einen Hinweis auf die Zwölftelregel
Probezeit bis (optional)	Während der Probezeit stehen nur anteilig erworbene Urlaubsstunden zur Verfügung
Austritt (optional)	Datum des Ausscheidens
Verknüpfter Benutzer	Optional; nur nötig, wenn die Person sich anmelden soll

Weitere Aktionen: Austreten... (Austrittsdialog mit Datum und Resturlaub-Regelung), Antragshistorie (alle Anträge mit Stundenübersicht pro Jahr) und CSV exportieren.

CSV-Import

Unter /admin/employees/import: CSV-Vorlage herunterladen, ausfüllen, hochladen, die Vorschau prüfen und mit „… Mitarbeiter importieren“ bestätigen. Fehlerhafte Zeilen blockieren den Import, bis die Datei korrigiert ist.

Spalte	Pflicht	Format
`fullName`	ja	Freitext
`employeeNumber`	ja	Eindeutig in Datei und Unternehmen
`locationName`	ja	Name eines bestehenden Standorts (nicht die ID)
`weeklyHours`	ja	Zahl größer 0, Komma oder Punkt
`workingDays`	ja	Komma-Liste aus 1 bis 7 (Montag = 1), zum Beispiel `"1,2,3,4,5"`
`joinedAt`	ja	`JJJJ-MM-TT` oder `TT.MM.JJJJ`
`leftAt`	nein	Datum wie `joinedAt`
`userEmail`	nein	E-Mail eines vorhandenen, noch nicht verknüpften Benutzers
`departmentName`	nein	Name eines bestehenden Teams

Das Trennzeichen ist das Komma. Der Import legt keine Benutzer an und kennt keine Rollenspalte, die Stunden werden gleichmäßig auf die Arbeitstage verteilt.

Teams

Teams (/admin/departments, Menüpunkt „Teams“) bestimmen die Genehmigungskette.

Feld	Beschreibung
Name	Anzeigename
Teamleitung	Entscheidet über die Anträge des Teams; „Keine Leitung (Admin genehmigt)“ ist möglich
Vertretung	Darf ebenfalls entscheiden; muss sich von der Teamleitung unterscheiden
Aktiv	Inaktive Teams bekommen keine neuen Genehmigungen, Anträge laufen direkt zum Admin

Teamleitung und Vertretung entscheiden nur dann, wenn ihr Benutzerkonto mindestens die Rolle Manager hat. Es gibt kein automatisch angelegtes Standard-Team.

Standorte

Standorte (/admin/locations) bestimmen über das Bundesland den Feiertagskalender. Pflichtfelder sind Name, Land (zweistelliger ISO-Code), Bundesland (ISO 3166-2, zum Beispiel DE-BY) und Stadt. Unterstützt werden die 16 deutschen Bundesländer, bei einem unbekannten Bundesland meldet die Antragsvorschau „Dein Standort hat kein unterstütztes Bundesland.“

Urlaubsarten

Urlaubsarten (/admin/absence-types) legen fest, was beantragt werden kann.

Feld	Beschreibung
Name	Eindeutig im Unternehmen
Zieht vom Urlaubskonto ab	Ob Stunden vom Urlaubskonto abgebucht werden
Erfordert Genehmigung	Ohne Genehmigung ist ein Antrag sofort „Erfasst“
Farbe	Farbe im Team-Kalender
Aktiv	Inaktive Arten sind im Antragsformular nicht wählbar
Konto-Bindung	Beliebiges Konto (FIFO), nur reguläres Urlaubskonto oder nur Resturlaub-Konto
Zählt zur 6-Wochen-Krankheits-Schwelle	Zählt die Tage für den Krankheits-Alarm nach 42 Kalendertagen

Urlaubskonten

Urlaubskonten (/admin/entitlements) zeigen pro Mitarbeiter, Jahr und Art gewährte, verbrauchte und verfügbare Stunden. Standardansicht ist das laufende Jahr, über den Filter wählst du ein anderes Jahr oder „Alle Jahre“.

Art	Bedeutung
Urlaub	Regulärer Jahresurlaub, gilt für das ganze Jahr
Resturlaub	Übertrag mit Ablauffrist; das Jahr ist das Verbrauchsjahr (Resturlaub 2027 stammt aus 2026)

Urlaubsanspruch anlegen

Urlaubsanspruch anlegen öffnen.
Mitarbeiter, Jahr, Art und „Gewährt (Stunden)“ eintragen.
Bei Resturlaub optional eine Ablauffrist (TT.MM.JJJJ) setzen. Sie darf nicht vor dem 31.03. des Jahres liegen. Bleibt sie leer, läuft der Eintrag nicht ab. Bei Urlaub ist keine Ablauffrist erlaubt.

Pro Mitarbeiter, Jahr und Art gibt es genau einen Eintrag. Bei unterjährigem Eintritt zeigt das Formular die Zwölftelregel (BUrlG §5) als Hinweis. LeaveFlow rechnet den anteiligen Wert nicht selbst ein, du trägst ihn ein.

Anpassen

Bearbeiten ändert die gewährten Stunden (nicht unter den bereits verbrauchten Wert), Ablauf anpassen ändert die Ablauffrist eines Resturlaubs. Beide verlangen eine Begründung und erscheinen in der Änderungs-Historie. Löschen ist nur möglich, solange keine Stunden gebucht sind.

Jahresübergang

Der Resturlaub für das Folgejahr entsteht durch den Cron-Job year-transition am 1. Januar um 01:00 oder durch den Befehl app:entitlement:year-transition. Details stehen auf der Seite Betrieb.

CSV-Export

Als CSV exportieren liefert die angezeigten Konten als CSV (Semikolon, UTF-8 mit BOM, Dezimalkomma).

Feiertage

Unter Feiertage (/admin/holidays) siehst du die berechneten Feiertage je Jahr und Bundesland mit der Quelle „Berechnet“, „Hinzugefügt“, „Entfernt“ oder „Firmenweit“. LeaveFlow berechnet die gesetzlichen Feiertage aller 16 Bundesländer einschließlich der beweglichen Feiertage aus dem Ostertermin.

Regionale Anpassungen: Pro Bundesland und Datum fügst du einen „Zusätzlichen Feiertag“ hinzu oder markierst einen Feiertag als „Entfällt (kein gesetzlicher Feiertag)“. Optional beschränkst du die Anpassung auf einen Standort.
Firmen-Feiertage verwalten: Firmenweite freie Tage (Brückentage, Betriebsruhe) mit Datum und Bezeichnung, die für alle Standorte gelten.

Sperrfristen

Sperrfristen (/admin/blackout-periods) sperren Anträge in einem Zeitraum. Nur Admins verwalten sie. Felder: Beginn, Ende, Grund und optional ein Team (leer = firmenweit). Überschneidet ein Antrag eine Sperrfrist, lehnt LeaveFlow ihn schon in der Vorschau ab und nennt den Grund. Im Team-Kalender erscheinen Sperrfristen rot hinterlegt.

Urlaubsanträge

Unter Urlaubsanträge (/admin/leave-requests) siehst du alle Anträge des Unternehmens mit Statusfilter. In der Detailansicht ändert Typ ändern die Urlaubsart eines bereits genehmigten Antrags. Du gibst die neue Art und eine Pflicht-Begründung an, LeaveFlow bucht die Stunden um und benachrichtigt den Mitarbeiter. Genehmigen kannst du Anträge unter Genehmigungen.

Statistik

Das Statistik-Dashboard (/admin/statistics) ist die Startseite der Admins und lässt sich nach Jahr filtern.

Handlungsbedarf: „Verfalls-Risiko“ (Resturlaub, der in den nächsten 90 Tagen abläuft) und „Liegende Anträge“ (seit mehr als 5 Tagen offen)
Aktuell abwesend: Wer heute fehlt, mit Link zum Team-Kalender
Kennzahlen: Urlaubs-Auslastung, Krankenquote, Offene Anträge, Ø verfügbarer Urlaub
Diagramme: Urlaubsverteilung über das Jahr und Auslastung nach Team
Teams im Detail: Tabelle; Teams mit weniger als 3 Mitarbeitenden bleiben verborgen

Als PDF exportieren erzeugt einen A4-Bericht mit Briefkopf aus den Firmendaten. Der CSV-Export der Urlaubskonten liegt bei den Urlaubskonten.

API-Token

Unter API-Zugriffstoken (/admin/api-tokens) erzeugst du Tokens für die REST-API. Token erstellen verlangt einen Namen und optional ein Ablaufdatum in der Zukunft. Der Klartext-Token erscheint genau einmal. Die Liste zeigt Erstellt am, Zuletzt verwendet, Läuft ab am und Status (Aktiv, Widerrufen, Abgelaufen). Widerrufen sperrt den Token sofort.