LeaveFlow: Manager-Leitfaden

Manager-Leitfaden für LeaveFlow: Genehmigungen, Stornierungen, Vier-Augen-Prinzip, Team-Kalender und Benachrichtigungen für Teamleitungen.

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LeaveFlow: Manager-Leitfaden

Dieser Leitfaden richtet sich an Benutzer mit der Rolle Manager. Du erreichst die Genehmigungen über den Menüpunkt Genehmigungen (/manager/approvals) und hast zusätzlich alle Funktionen des Mitarbeiter-Leitfadens.

Wer entscheidet über einen Antrag?

Über Anträge entscheiden die Teamleitung und die Vertretung des Teams, dem der Antragsteller angehört. Beide dürfen jederzeit entscheiden, die Vertretung nicht erst bei Abwesenheit der Leitung. Admins entscheiden über alle Anträge. Die Zuordnung pflegt der Admin unter Teams.

Situation	Wer entscheidet
Antragsteller hat ein aktives Team	Teamleitung und Vertretung dieses Teams, außerdem jeder Admin
Antragsteller hat kein Team oder das Team ist inaktiv	Nur Admins
Antragsteller ist selbst die Teamleitung	Vertretung und Admins, nie er selbst

Vier-Augen-Prinzip: Niemand kann den eigenen Antrag genehmigen, ablehnen oder dessen Stornierung entscheiden, auch kein Admin.

Damit du Anträge siehst, braucht dein Benutzerkonto mindestens die Rolle Manager, und du musst als Teamleitung oder Vertretung eines aktiven Teams eingetragen sein.

Genehmigungsliste

Die Liste zeigt im Reiter Offen alle offenen Anträge und Stornierungsanfragen deiner Teams, im Reiter Alle auch bereits entschiedene (?filter=all). Admins sehen jeweils die Anträge des ganzen Unternehmens. Pro Eintrag öffnest du mit Prüfen die Detailansicht mit Zeitraum, Stunden, Tagesaufschlüsselung und dem Entscheidungsverlauf.

Auf dem Dashboard weist ein Hinweis auf wartende Anträge hin, und der Block „Team diese Woche“ zeigt, wer in deinem Team diese Woche abwesend ist.

Antrag entscheiden

Aktion	Wirkung
Genehmigen	Der Antrag ist genehmigt, die Stunden werden vom Urlaubskonto abgebucht, der Mitarbeiter wird benachrichtigt
Ablehnen	Pflichtfeld „Begründung der Ablehnung“; der Mitarbeiter sieht die Begründung

Einen Antrag kannst du nur entscheiden, solange er offen ist. Eine Genehmigung lässt sich nicht direkt zurücknehmen: Der Mitarbeiter muss die Stornierung beantragen.

Stornierungsanfragen

Mitarbeitende können einen genehmigten Antrag stornieren, solange sein Beginn in der Zukunft liegt. Das ist eine Anfrage, über die du entscheidest.

Aktion	Wirkung
Stornierung bestätigen	Der Antrag ist storniert, die Stunden werden dem Urlaubskonto zurückgebucht
Stornierung ablehnen	Pflichtfeld „Begründung der Ablehnung“; der Antrag bleibt genehmigt

Noch offene Anträge und erfasste Abwesenheiten (Urlaubsarten ohne Genehmigung) zieht der Mitarbeiter selbst zurück, dafür brauchst du nichts zu tun. Bei einem zurückgezogenen offenen Antrag erhältst du eine Benachrichtigung.

graph LR
    A["Offen"] -->|"genehmigen"| B["Genehmigt"]
    A -->|"ablehnen"| C["Abgelehnt"]
    A -->|"zurückziehen"| D["Storniert"]
    E["Erfasst"] -->|"zurückziehen"| D
    B -->|"Stornierung beantragen"| F["Stornierung angefragt"]
    F -->|"bestätigen"| D
    F -->|"ablehnen"| B

Team-Kalender

Der Team-Kalender (/team/calendar) zeigt genehmigte und erfasste Abwesenheiten, also auch Krankheitszeiten, wahlweise in einer Monats- oder Wochenansicht. Offene Anträge erscheinen nicht.

Rolle	Voreinstellung
Manager und Mitarbeiter	Das eigene Team
Admin	Alle Teams

Mit den Filtern „Team“ und „Abwesenheitsart“ grenzt du die Ansicht ein. Sperrfristen sind rot hinterlegt, Feiertage und firmenweite freie Tage erscheinen als Hintergrund. Beim Stellen eines Antrags warnt die Vorschau, wenn Kollegen des Teams im gewählten Zeitraum bereits abwesend sind.

Sperrfristen

Sperrfristen legt ausschließlich ein Admin an (/admin/blackout-periods). Im Team-Kalender siehst du sie, Änderungen musst du beim Admin anfragen.

Benachrichtigungen

Alle Benachrichtigungen erscheinen in der Inbox hinter dem Glocken-Symbol (/my/notifications) und zusätzlich per E-Mail, die du pro Ereignis abschalten kannst (Einstellungen in der Inbox, /my/notifications/preferences). Die In-App-Benachrichtigung bleibt immer aktiv.

Ereignis	Empfänger
Neuer Urlaubsantrag	Teamleitung, sonst die Vertretung
Stornierungsanfrage zu einem genehmigten Antrag	Teamleitung, sonst die Vertretung
Zurückgezogener, noch offener Antrag	Teamleitung, sonst die Vertretung
Eskalierter Antrag	Alle aktiven Admins, nicht die Manager
6-Wochen-Krankheits-Alarm (42 Kalendertage)	Teamleitung, sonst Vertretung, sonst alle Admins

Die Teamleitung ist dabei nur Empfänger, wenn sie aktiv ist und nicht selbst die Antragstellerin ist. Gibt es weder aktive Leitung noch Vertretung, entsteht beim Einreichen keine Benachrichtigung: Der Antrag liegt dann in der Genehmigungsliste der Admins und löst nach der Eskalations-Schwelle (Standard 3 Tage) eine Eskalation an die Admins aus.

Der Krankheits-Alarm ist reine Information und läuft einmal pro Krankheitsphase. Er setzt eine Urlaubsart mit der Eigenschaft „Zählt zur 6-Wochen-Krankheits-Schwelle“ voraus.